Statuts

Union des Internationale Sportive, Culturelle et Touristique de secteur Postes et Telecommunications

Ces statuts ont été amendé conformement aux decisions prises lors de l’Assemblée Général 2006 à Lisbonne (Portugal).

Article 1 - Nom et siège de l'Union

Les organisations signataires de ces statuts se regroupent pour constituer entre elles une association internationale dénommée l’Union Internationale Sportive Culturelle et Touristique du domaine des Postes et Télécommunication, dont le sigle est “UNION SCIPT”, appelée dans ces Statuts : l’Union.

L’Union SCIPT doit être située à La Haye. Le siège de l’Union doit être le bureau du secrétaire général.

Article 2 - Principes

L’Union a pour objet de faciliter les liens entre les Administrations ou les entreprises du domaine des Postes et des Télécommunications, au bénéfice des personnels de ces entités, permettant :

de contribuer au bien-être physique et intellectuel des personnels
de favoriser la cohésion sociale de ses membres

Dans ce cadre, l’Union :

organise des compétitions, des manifestations ou des rencontres sportives,
propose des activités culturelles ou des échanges dans le domaine des vacances, du tourisme ou des loisirs.

Pour cela, en considérant les souhaits formulés par chacune des administrations ou entités membres, l’Union met en oeuvre l’organisation générale, l’information, le suivi et le contrôle de ces activités.

Article 3 - Caractère

L’Union n’a aucun caractère politique, syndical ou confessionnel. Elle ne poursuit aucun but à caractère lucratif.

Article 4 - Conditions d'adhesion

Peuvent devenir membres de l’Union :

les administrations, les opérateurs, autorités, compagnies ou fournisseurs de services, dans le domaine des Postes et Télécommunications, ayant obtenu une licence ou l'agrément des services de réglementation dont ils dépendent,
les filiales détenues majoritairement par ces entités,
les services ou associations chargés par ces entités de l’organisation des sports, activités touristiques et/ou culturelles pour leur service.

Article 5 - Admission

Pour devenir membre de l’Union, les entités, filiales, services ou associations mentionnés dans l’article 4 devront adresser une demande écrite au Secrétaire Général de l’Union.
La demande sera soumise à l'appréciation du Conseil d’Administration qui examinera les candidatures et fera une proposition à l'Assemblée Générale en considérant :

le champ d’intervention du candidat (local, régional, national, international, etc.),
l’organisation interne du candidat dans le domaine des sports, de la culture et/ou du tourisme en faveur du personnel,
l’apport du candidat à l’Union SCIPT.

Article 6 - Obligations des membres de l'Union

6.1 Les membres de l’Union s’engagent à respecter les statuts et règlements édictés par l’Union.

6.2 Les membres s’engagent à participer au développement de l’Union et à informer le Secrétaire Général de leurs activités dans ce cadre.

6.3 Les membres de l'Union sont tenus de payer une cotisation annuelle dont le montant est fixé par l'Assemblée Générale. Le paiement devra intervenir au plus tard avant le 1er mai de l'année civile pour laquelle la cotisation est due. Les membres de l’Union qui n’auront pas payé leur cotisation n’auront pas de droit de vote à l’Assamblée Générale.

6.4 Les frais de voyage, de séjour et de nourriture des participants aux organisations et manifestations de l’Union, sont à la charge des membres participants.

Article 7 - Finances de l'Union

7.1 L'Union est principalement financée par les cotisations annuelles payées par ces membres. Cependant il est permis de chercher d'autres ressources comme par exemple :

sponsoring,
dons,
subventions.

7.2 Bien que l'Union ne soit pas une organisation à but lucratif, elle cherche à dégager un excédent qui sera placé sur un compte en banque. L'excédent et les intérêts accumulés constituent le fond de réserve.

7.3 L'année comptable de l'Union s'étend du 1er janvier au 31 décembre. Le Conseil d'Administration doit s'assurer qu'une comptabilité est tenue et soumise à l'Assemblée Générale annuelle.

Article 8 - Instances dirigeantes de l'Union

ARTICLE 8 – INSTANCES DIRIGEANTES DE L’UNION

Les instances dirigeantes de l’Union comprennent :

8.1 L’Assemblée Générale

8.2 Le Conseil d'Administration

Article 9 - Assemblée Générale

9.1 L'Assemblée Générale a lieu tous les ans au cours du premier semestre. Chaque membre de l’Union peut déléguer au maximum 3 représentants. Les membres du Conseil d’Administration sont comptabilisés comme délégués du membre de l’Union qu’ils représentent.

9.2 Tous les 4 ans, l’Assemblée Générale est l’occasion d’une action de promotion et de relations publiques en faveur de l’Union, décidée en Conseil d'Administration, et prend le nom de CONGRES. Au Congrès, le nombre maximum de délégués par membre est porté à 4.

9.3 Le lieu et la date d’une Assemblée Générale et d’un Congrès doivent être annoncés
lors de l’Assemblée Générale et/ou du Congrès précédent(e).

Article 10 - Taches de L'Assemblée Générale

10.1 L'Assemblée Générale a le pouvoir de décision pour :

        1. Modifier les status et les principes généraux;
        2. Accepter l'adhésion ou prononcer l'exclusion des membres de l’Union;
        3. Determiner les membres qui ont le droit de vote;
        4. Désigner un comité électoral
        5. Elire les membres du Conseil d’Administration, valider les retraits et démissions
            de ces membres.
        6. Désigner 2 commissaires aux comptes, qui ne doivent pas être membres du Conseil d’Administration.
            Les commissaires aux comptes sont élus pour 2 ans, chaque assemblée remplace un commissaire.
        7. Approuver le procès verbal de l’Assemblée Générale;
        8. Approuver les rapports d’activités;
        9. Approuver le compte rendu financier;
        10. Approuver les règlements et instructions soumis par le Conseil d’Administration
        11. Fixer le montant de la cotisation annuelle;
        12. Approuver l’état previsionel des recettes de des dépenses;
        13. Fixer le lieu de l’Assemblée Générale suivante;
        14. Attribuer les distinctions.
        15. Les modifications aux statuts de l’Union doivent être déterminées par une
              majorité de votes.

La notification pour assister à une réunion relative aux propositions de modifications des statuts doit etre envoyée au moins 7 jours avant la date de la dite réunion. La dite notification doit contenir une copie de chaque modification proposée.

L’ordre du jour de l'Assemblée Générale peut être élargi à

des informations générales /des échanges d’informations entre les membres (conférences),
la présentation d'études professionnelles/groupes de travail.

L'Assemblée Générale peut déléguer des tâches au Conseil d’Administration

10.2 Le Congrès

En complément aux tâches décrites dans l'article 10.1, le CONGRES peut ajouter à son ordre du jour des actions supplémentaires décidées par le Conseil d'Administration (promotion, relations publiques, etc.) conformément à l'article 9.

Article 11 - L'Assemblée Générale Extraordinaire

11.1 L'Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée :

à l'initiative du Président de l'Union,
à la demande de la majorité des membres du Conseil d'Administration,
à la demande écrite d'au moins 1/3 des membres de l'Union.

11.2 L'Assemblée Générale Extraordinaire devra alors être organisée dans les meilleurs délais.

11.3 L'Assemblée Générale Extraordinaire traite exclusivement des sujets pour lesquels elle a été réunie.

Article 12 - Le Conseil d'Administration

12.1 Le Conseil d’Administration est constitué de 5 membres élus par l'Assemblée Générale.

12.2 Les 5 membres du Conseil d’Administration ont les fonctions suivantes :

Président
Vice-Président
Secrétaire Général
Secrétaire Général Adjoint
Trésorier Général

12.3 Il se réunit chaque fois que nécessaire et au minimum 2 fois par an.

12.4 Les membres du Conseil d'Administration seront remboursés de leurs dépenses lors de leur déplacement, hébergement et frais annexes relatives à leur mission. Les membres doivent maîtriser au moins une des deux langues officielles de l’Union ; il est préférable que les membres du CA comprennent les deux langues officielles de l’Union.

12.5 Au cas où un membre servant le Conseil d’Administration cesse d’être employé
par une organisation membre de l’Union, elle/il devra quitter le Conseil d’Administration à la prochaine Assemblée Générale et une élection pour le poste vacant sera organisée. Dans l’intérêt de tous, si un tel événement devait arriver, une période d’au moins six mois avant l’élection sera respectée, le membre sortant peut être invité à assister aux deux sessions de Conseil d’Administration suivant l’élection, afin de traiter les tâches en cours.

Article 13 - Tâches du Conseil d'Administration

13.1 Le Conseil d’Administration est compétent pour :

1. Préparer le budget
2. Préparer les règlements/instructions à soumettre à l'Assemblée Générale
3. Faire des propositions à l'intention de l'Assemblée Générale sur la candidature ou l’exclusion de membre de l’Union
4. Déterminer les activités/les programmes des manifestations
5. Attribuer l’organisation des manifestations
6. Approuver les procès verbaux des réunions du Conseil d’Administration
7. Préparer le rapport d’activités
8. Préparer le compte rendu financier
9. Désigner les représentants officiels de l’Union aux manifestations
10. Désigner si nécessaire, des groupes de travail. Chaque groupe de travail devra être présidé par un membre  du Conseil d’Administration
11. Représentation de l’Union. L’Union doit également être représentée par le Président, le Secrétaire Général ou par le Trésorier Général du Conseil d’Administration.

13.2 Le Conseil d’Administration doit également :

1. Traiter les affaires administratives et financières de l’Union
2. Exécuter les décisions de l'Assemblée Générale
3. Assurer les relations avec les administrations/entreprises ou d’autres organisations internationales des Postes et Télécommunications ou ayant des buts comparables à ceux de l’Union
4. Cherchez activement pour attirer des nouveau membres du domaine des Postes et Telecommunications, par promotion et marketing et des les relations publiques
5. Veiller à ce que les règlements soient respectés
6. Préparer l'Assemblée Générale/Congrès, etc.

13.3 Le Conseil d’Administration a l’obligation de répondre aux questions relatives à ses activités.

Article 14 - Tâches du Président

14.1 Le Président peut confier à un autre membre du Conseil d’Administration des tâches particulières.

14.2 Les tâches des autres membres du Conseil d’Administration décidées par le Président sont précisées par ailleurs.

Article 15 - Tâches du Secrétariat Général

Le Secrétariat Général gère les affaires courantes de l’Union en se conformant aux décisions de l'Assemblée Générale et du Conseil d’Administration.

Article 16 - Election du Conseil d'Adminidtration

16.1 Pour les élections du Conseil d'Administration, un comité électoral est institué par le Conseil en fonction. Sur proposition du Conseil, l'Assemblée Générale approuve la nomination de ce comité se composant de trois membres: un président et deux assesseurs.

16.2 Les missions du comité électoral consistent en:

         1. L'expédition des demandes de candidatures pour les postes vacants
         2. La collecte des candidatures dans les délais impartis
         3. La préparation des procédures d'eélection (bulletins de vote etc.)
         4. La fonction de bureau de vote lors de l'Assemblée Générale
         5. La proclamation des résultats

16.3 Les candidatures pour le Conseil d’Administration sont proposées par les membres de l’Union. Elles doivent être soumises au président du comité electoral en fonctions au moins un mois avant la date de l'Assemblée Générale et elles doivent être accompagnées d’une lettre de motivation.
Aucun membre de l’Union ne peut avoir plus d’un représentant au sein du Conseil d’Administration.

16.4 Les membres du Conseil d'Administration sont élus pour une période de 4 ans . Ils peuvent être réélus.

16.5 Pour assurer la continuité du Conseil d'Administration, les élus sont renouvelables partiellement tous les 2 ans.

16.6 L'élection des membres du Conseil d'Administration a lieu à bulletin secret dans l'ordre des fonctions: d'abord élection du Président, puis du Vice-Présidents, puis du Secrétaire Général, du Secrétaire Général Adjoint et enfin du Trésorier General. Cependant, s’il n’y a qu’un candidat pour une fonction, l’élection peut se faire à main levée.

16.7 Sont élus les candidats qui, lors du premier tour de scrutin obtiennent la majorité absolue (moitié des suffrages exprimés plus une voix). Si aucun candidat n'atteint la majorité absolue lors du premier tour de scrutin, un deuxième tour est organisé. Le/les candidat(s) ayant obtenu(s) le plus grand nombre de voix sera/seront élu(s). Si plusieurs candidats obtiennent le même nombre de voix lors du 2e tour de scrutin, un autre (ou d'autres) tour(s) seront organisé(s) afin de déterminer parmi ces candidats le (ou les) élu(s).

ASSEMBLEE GENERALE A (2008/2012)

Président
Trésorier Général
Secrétaire Général Adjoint

ASSEMBLEE GENERALE B (2010/2014)

Vice-Président
Secrétaire Général

16.8 Si un membre du Conseil d'Administration quitte sa fonction pendant son mandat, il est remplacé à l'Assemblée Générale suivante.

16.9 Si un membre du Conseil d'Administration est élu afin de remplacer un autre membre pendant son mandat, cette période n'est pas prise en compte pour leur éventuelle reélection.

Article 17 - Votes - Procurations

17.1 Chaque membre de l’Union possède UNE VOIX.

17.2 L'Assemblée Générale et l'Assemblée Générale Extraordinaire sont valablement constituées quel que soit le nombre des membres de l’Union présents ou représentés.

17.3 Les membres de l’Union, qui, pour une raison quelconque, ne peuvent être présents à l'Assemblée Générale ou à l'Assemblée Générale Extraordinaire peuvent se faire représenter par un autre membre. Cependant, un membre de l’Union ne peut représenter qu’un seul autre membre. Le Président exigera le dépôt des procurations au début de la séance.

17.4 Toutes les décisions sont prises à la majorité simple des votants. En cas d'égalité de voix, celle du Président est prépondérante. Neanmoins, pour l’expulsion d’un membre, une majorite de deuxtiers est requise.

17.5 Un point supplémentaire peut être ajouté à l’ordre du jour en début de séance si au moins 2/3 des membres présents le demandent.

Article 18 - Communication

Les langues officielles de l’Union sont l’Anglais et le Français. Les documents et procès verbaux sont rédigés en français et en anglais.

Article 19 - Assurances

Les membres de l’Union sont tenus de se conformer aux règlements et obligations concernant les assurances en vigueur dans leur pays.

Article 20 - Distinctions Honorifiques

20.1 L'Assemblée Générale est habilitée à désigner des membres d’honneur à vie pour services rendus à l’Union. Elle peut aussi nommer en qualité de Président d’Honneur à vie, des personnes ayant rendu des services particuliers dans le domaine des activités sportives ou de loisirs au sein de leur organisation dans le cadre ou au bénéfice de l'Union.

20.2 Les Présidents d’Honneur et les Membres d’Honneur ont le droit d’assister aux Assemblées Générales/Congrès avec voix consultatives.

Article 21 - Fine d'une adhesion

La qualité de membre de l’Union se perd :

21.1 en cas de démission

21.2 en cas de dissolution de l’organisation du membre

21.3 en cas de non paiement de la cotisation annuelle pendant 3 années consécutives

21.4 en cas d’exclusion par décision de l'Assemblée Générale.

Article 22 - Dissolution de l'Union

22.1 La dissolution de l’Union ne peut être prononcée que par l'Assemblée Générale Extraordinaire. La décision doit être prise à la majorité des ¾ des votants.

22.2 Les réserves financières de l’Union seront alors versées à une organisation poursuivant les mêmes buts ou répartis entre les membres de l’Union en parts égales.

Article 23 - Traitement des cas non prévus

Pour les cas non prévus aux présents statuts, le Conseil d’Administration est habilité à prendre les décisions adéquates.

Article 24 - Dispositions finales

Ces statuts ont été amendé conformement aux decisions prises lors de l’Assemblée Général 2006 à Lisbonne (Portugal).

Président Gunnar Hundhammer - Secrétaire Général Peter van Soest