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Règlement interieur

Les Règlement Intérieur ont été approuvées lors de  la réunion  de Crans Montana le  9 juin 2000

1. Rapports entre les membres et l’Union

1.1 
En adhérant à l’Union, les membres (désignés ci-après Membres de l’Union) acceptent et adoptent les statuts et règlements de l’Union. Ils ont l’obligation de tenir compte de ces principes lors de l’organisation de manifestations et de soutenir les objectifs de l’Union.

1.2 
Les membres informent le secrétaire général  des modifications importantes intervenues dans la structure de leur organisation qui peuvent concerner l’Union.

1.3 
Lorsqu’un membre quitte l’Union en vertu de l’article 21.1 et/ou 21.2, des statuts, il doit s’acquitter  de ses obligations financières pour l’année cours.

1.4 
Les motifs pouvant justifier l’exclusion d’un membre au sens de l’article 21.3 et/ou  21.4 des statuts sont entre autre:

• les graves infractions aux statuts et règlements de l’Union;
• les actes contraires aux intérêts de l’Union.

1.5 
Avant de prononcer l’exclusion d’un membre de l’Union, la possibilité doit lui être donnée d’exposer son point de vue devant l’Assemblée Générale.

2. L’Assemblée Générale (AG)

2.1
Lors de chaque réunion, l’AG désigne le membre de l’Union chargé de l’organisation de la réunion de l’année suivante et en fixe autant que possible le lieu et la date. Le Secrétaire général est chargé de la convocation.

2.2
Le Secrétaire général envoie l’invitation avec l’ordre du jour aux membres de l’Union au plus tard 6 semaines avant la date de la réunion. Les documents et les informations nécessaires sont joints à l’ordre du jour. Des suggestions des membres concernant l’ordre du jour doivent être adressées au Secrétaire général au moins 4 semaines avant la date de la réunion pouvoir être pris en consideration .  Les changements concernant le déroulement de l’AG doivent être décidés par l ‘AG.

2.3
Lorsqu’elle a été convoquée en bonne et due forme et dans les délais, les décisions votés à l ‘AG sont valable quelque soit le  nombre de participants.

2.4
Lorsqu’un membre de l’Union a l’intention de se faire représenter par un autre membre à l’AG, la procuration doit être attestée par écrit et présentée avant le début des délibérations (voir également l’article 17.3 des Statuts).

2.5
En général, l’AG ne s’occupe que des affaires statutaires et courantes. Cependant le Conseil d’administration  peut prévoir un sujet de discussion d’intérêt général ( médecine sportive, ou un sujet spécifique de sport, de tourisme ou de culture), notamment lors du Congrès. Les propositions émises par les membres de l’Union concernant l’ordre du jour devront être envoyées au Secrétaire Général au moins 4 semaines avant la date de la réunion.

2.6
Les représentants des deux membres de l’Union chargés de la vérification des comptes (voir article 10.1.6 des Statuts)  présentent une proposition pour  l’approbation des comptes par l’AG ou formulent d’éventuelles réserves.

2.7
Le membre de l’Union qui organise la réunion doit assurer - dans la mesure du possible - un service de traduction.

2.8
Un organisme envisageant son adhésion à l’Union peut être invité à  l’AG. Son représentant aura le statut d’observateur.

3. Elections et procédures de votes

3.1
Avant les élections, l’Assemblée générale désigne un comité électoral formé de représentants d’au moins trois membres de l’Union qui,  lors des votes à main levée ou par bulletin secret, y compris l’élection des membres du Conseil d’administration est  chargé  de compter les suffrages exprimés.

3.2
Le comité électoral choisit parmi ses membres un président qui, pendant le scrutin, a les droits et devoirs d’un président d’assemblée.

3.3
Avant le scrutin (vote à main levée ou par bulletin secret), le comité électoral doit déterminer le nombre maximal de suffrages pouvant être exprimee.

3.4
L’élection des membres du Conseil d’administrations se fait dans l’ordre des fonctions (c’est à dire d’abord l’élection du Président, puis des Vice-présidents, du Secrétaire général, des Secrétaires généraux adjoints et finalement du Trésorier général). Les candidats peuvent brièvement se presenter ou être présentés à l’assemblée. Si lors d’une élection, le candidat proposé ne peut être présent, sa déclaration écrite indiquant  qu’il accepte son élection en cas de résultat positif du scrutin doit être remise au Président.

3.5
Pour chaque fonction, sont considérés comme élus les candidats qui, lors du premier tour de scrutin obtiennent  la majorité absolue (moitié des suffrages exprimés plus  une voix). Si aucun candidat n’atteint la majorité absolue lors du premier tour de scrutin, un deuxième tour sera organisé et le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de voix sera élu. Lorsque deux (ou plus) candidats obtiennent le même nombre de voix lors du 2e tour de scrutin, un autre (ou d’autres) tour(s) seront organisé(s) entre ces candidats afin de déterminer le candidat élu.

3.6
Le résultat des élections doit être consigné par le comité électoral dans un procès-verbal d’élections, et porté à la connaissance du président de l’Assemblée Générale.

4. Le Conseil d’administration (CA)

4.1
Les membres du CA sont élus  dans une fonction à titre personnel. Ils assurent les intérêts de l’Union et non d’un pays, d’un membre de l’Union ou d’une organisation.

4.2
Dans la mesure du possible, les réunions du CA ont lieu à tour de rôle dans les différents pays des membres de l’Union.

4.3
Chaque membre du CA  traite les tâches qui lui sont attribuées sous sa propre responsabilité en tenant compte des décisions de l’AG et du CA. Lors des séances, les membres du CA informent leurs collègues des sujets de leur(s) champ(s) d’activité.

4.4
Le CA doit être convoqué au moins 6 semaines à l’avance. Si un membre est empêché de prendre part à une séance, il en avise le Secrétaire général, mais tout remplacement est exclu.

4.5
Pour le traitement de questions particulières, le CA peut inviter à ses séances des conseillers techniques. En outre, un représentant du membre organisant la réunion est autorisé à suivre les débats, sans droit de vote.

4.6
Les fonctions exercées au sein du CA sont gratuites. Toutefois, le CA peut proposer à l’AG  de rembourser partiellement ou entièrement les frais occasionnés par les réunions du CA.

4.7
Le CA ne peut valablement délibérer que s’il  comprend au moins 4 titulaires.

4.8
En cas de votes avec égalité de voix, celle du Président est prépondérante.

4.9
Le  CA consigne ses déliberations  dans un  procès-verbal  qui est adressé aux  membres de l’Union, ainsi qu’aux présidents d’honneur et membres d’honneur.

5. Principes pour fixer le montant des cotisations

La cotisation annuelle à payer par les membres  est le même pour tous les membres de l’Union. Elle est  fixée annuellement par l’Assemblée générale. (a moins que l’Article 4 des Statuts soit modifié.)

6. Commissions techniques

6.1
Pour le traitement de problèmes particuliers (élaboration de règlements, préparation de  manifestations importantes, sauf les manifestations habituelles ou expositions), le Conseil d’administration peut créer   une commission spéciale.

6.2
Une telle commission n’étudie que la question pour laquelle a été crée  par le Conseil d’administration ; elle est dissoute après l’accomplissement de sa tâche.

6.3
Le conseil d’administration désigne le président de la commission (normalement un des deux Vice-présidents) et, en accord avec celui-ci,  les autres membres qui, dans le mesure du  possible, sont des  spécialistes dans le domaine à traiter.

6.4
Le président de la commission organise les travaux, en accord avec ses membres, d’une manière indépendante. D’éventuels frais de voyages ou d’hébergement sont à la charge du membre de l’Union dont dépend le délégué faisant partie de la commission. Dans certains cas  le Conseil d’administration  peut décider que les frais seront entièrement ou partiellement à la charge de l’Union.

7. L’année comptable et financière de l’Union

7.1
L’année comptable de l’Union va du 1er janvier au 31 décembre.

7.2 
Le Trésorier général est tenu d’ouvrir un compte en banque ou /et un compte courant postal. Tous les versement  à l’Union doivent être affectés à ce(s) compte(s).

7.3
Les fonds de l’Union sont placés sur un compte en banque  géré par le Trésorier général.  (Voir l’Article 7.2 des Statuts.)

7.4
A la fin de chaque année comptable, le Trésorier général établit un état des recettes et des dépenses ainsi qu’un bilan. Ces documents et toutes les pièces justificatives ainsi que l’état des comptes courants à la fin de l’année doivent être présentés aux vérificateurs aux comptes lors de la réunion de l’Assemblée générale suivant l’année comptable.

7.6
Lors de l’AG, le Trésorier général présente  un état prévisionel des recettes et des dépenses prévues pour l’année à venir.

Le Conseil d’administration  propose  à l’AG le montant des cotisations annuelles à payer par les membres de l’Union.

Les dispositions ci-dessus ont été approuvées lors de  la réunion  de Crans Montana le  9 juin 2000 et par la suite modifiées en accord avec les décisions prises lors de cette réunion.

Président
Gunnar Hundhammer  

Secrétaire général
Peter van Soest